Antes de la reunión
Dime de qué hablaremos
Antes de reunirnos, por favor envíame un mensaje con los temas principales que quieres tratar. Esto me ayuda a prepararme y enfocarnos en lo importante.
Horario claro y flexible (si es el caso)
Si la hora de la reunión puede ser flexible o está sujeta a cambios, avísamelo con antelación. Me gusta planificar mi día con precisión, y saber esto evita contratiempos.
Define la importancia de la reunión
Ayúdame a entender el peso de nuestra reunión:
- ¿Es algo urgente?
- ¿Es una sesión de brainstorming?
- ¿Es para una decisión final?
Tener claro esto asegura que tratemos la conversación con la seriedad necesaria.
Comparte conclusiones o avances previos
Si ya has trabajado en el tema o tienes ideas iniciales, envíame un resumen de estas conclusiones. Esto incluye:
- Puntos clave que necesitas validar.
- Si buscas aprobación final o solo un feedback rápido.
Esto ahorra tiempo y da claridad sobre tus expectativas.
No me llames sin previo aviso (a menos que sea urgente)
No me gustan las llamadas telefónicas sin previo aviso. Tiendo a asumir que algo es urgente si me llamas directamente, y dejaré todo para contestarte. Por eso, prefiero que me escribas primero, explicándome brevemente el motivo de la llamada. Si es urgente, estaré disponible rápidamente para responderte y priorizaré el tema.
Si no es urgente, por favor no me llames sin enviar un mensaje previo. Me comprometo a responder lo más rápido posible, y si alguna vez necesito llamarte directamente, haré exactamente lo mismo contigo: avisarte antes. Esto garantiza que ambos respetemos nuestro tiempo y prioridades.
Durante la reunión
Prepárate para responder “¿Por qué?” más de una vez
Cuando analicemos un tema, ten presente que te preguntaré “¿por qué?” más de una vez. Me gusta profundizar en los detalles, así que ven preparado para responder preguntas como:
- ¿Qué has investigado?
- ¿A qué conclusiones llegaste?
- ¿Tienes la documentación de soporte a la mano?
Siempre cuestionaré cualquier decisión, especialmente en temas técnicos o que tengan un impacto abstracto. Este enfoque no es para desestimar tus ideas, sino para asegurar que las decisiones estén bien fundamentadas y sean las mejores posibles.
Mi estilo: categórico, informal, pero abierto al desafío
En las conversaciones, tiendo a ser categórico en mis comentarios; me gusta expresar ideas con claridad y firmeza. Sin embargo, esto no significa que sea inflexible o pragmático en exceso. También soy informal en el lenguaje, especialmente cuando tengo confianza con la otra persona.
Si llegase a sonar ofensivo, prepotente o incorrecto culturalmente, no lo tomes como algo personal y házmelo saber de inmediato. Hablo con personas de muchas culturas y, aunque trato de ser cuidadoso, no siempre uso el lenguaje correcto. Del mismo modo, no me molestará si me sigues cuestionando o corrigiendo para llegar a un mejor acuerdo o a conclusiones más sólidas. Valoro la honestidad en ambos sentidos.
Valoro profundamente el método socrático, donde cuestionar y desafiar las ideas no solo enriquece la discusión, sino que también nos acerca a la verdad. Espero que mis interlocutores no se limiten a escuchar pasivamente, sino que me reten, aporten nuevas perspectivas y cuestionen mis premisas. Para mí, el diálogo ideal no es aquel donde se llega rápido a un consenso, sino aquel donde se exploran los límites del pensamiento.
Mantén la conversación clara y al grano
Prefiero que vayamos directo al punto y evitemos rodeos. Si tienes ejemplos o datos que respalden lo que mencionas, ¡tráelos!
Pregunta y escucha
No dudes en hacer preguntas, pero también escucha. El objetivo de la conversación debe ser entendernos, no solo intercambiar información.
Después de la reunión
Envíame un resumen escrito de la reunión
Después de la reunión, envíame un resumen de los comentarios y conclusiones a los que llegamos. Esto ayuda a evitar malentendidos en el futuro y que se diga “tú dijiste esto o aquello”. La comunicación escrita es la mejor forma de asegurarnos de que todos estamos en la misma línea. A veces, el mensaje puede haber quedado incompleto o menos claro de lo esperado, por lo que un seguimiento escrito casi inmediato con un resumen me parece ideal.
Documenta claramente lo que acordemos
Al finalizar la reunión, espero recibir un resumen donde se detallen tres puntos clave:
- ¿Qué acordamos?
- ¿Qué tendré que hacer yo?
- ¿Qué harás tú?
Esto asegura que no queden dudas sobre los compromisos asumidos y que ambos sepamos exactamente qué se espera de cada uno. Una comunicación clara y precisa evita confusiones y facilita el seguimiento.
Estas reglas no solo son para mí, sino para asegurarnos de que ambos tengamos reuniones productivas y claras. Si sigues estas simples sugerencias, nuestras conversaciones serán más fluidas y satisfactorias.
¿Tienes alguna regla que añadirías o algo que creas importante para hacer nuestras reuniones más efectivas? 😊